في هذه الأيام التي تشهد قيودًا على عدد الموظفين والميزانيات المحدودة ، أصبحت مسألة الاستعانة بمصادر خارجية أو تعيين موظفين داخليين أكثر أهمية من أي وقت مضى. إن وظيفة المطبوعات الفنية ، مهما كانت حيوية ، تخضع لمزيد من التدقيق وتواجه أيضًا تحديات أكبر من أي وقت مضى. تبحث الشركات التي تستخدم بالفعل قسمًا داخليًا للمطبوعات الفنية في القيام بالمزيد بموارد أقل. تكافح الشركات الناشئة ، التي ليس لديها طاقم مطبوعات فنية داخليًا ، في كيفية تطوير المستندات الفنية بأكثر الطرق فعالية من حيث التكلفة.
تبحث هذه المقالة في إيجابيات وسلبيات تكليف كل أو جزء من وظيفة المنشورات الفنية للبائعين الخارجيين. من خلال فحص مشروع نموذجي ، سوف أقوم بتحليل التكاليف وأيضًا الإجابة على أسئلة حول موعد تعيين الموظفين الذين يعملون داخليًا.
الأرقام تتحدث عن نفسها
بالنسبة إلى كل من الشركات الناشئة والناضجة ، فإن الأسئلة الأساسية هي: متى تستعين بمصادر خارجية لمنشوراتك التقنية ، ومتى تقوم بتعيين المنشورات الفنية داخليًا؟ لا توجد إجابات سريعة على هذه الأسئلة ، لأن هناك عدة عوامل يجب وضعها في الاعتبار. الجزء السهل من الإجابة هو الطحن المباشر للأرقام. يعتمد الجزء الأكثر صعوبة من الإجابة على حجم شركتك وطبيعة منتجاتك / تقنياتك وكيفية عملك داخليًا. لا يمكنني تقديم جميع الإجابات لشركتك المحددة. ومع ذلك ، بناءً على خبرتي البالغة 19 عامًا في إدارة وظيفة التوثيق الفني ، توفر هذه المقالة إطارًا للتحليل واتخاذ القرار فيما يتعلق بالاستعانة بمصادر خارجية و / أو تعيين الوظائف المختلفة الحيوية للمنشورات الفنية.
لنأخذ الجزء السهل من المعادلة أولاً من خلال فحص حالة نموذجية: تتطلب الشركة X مجموعة وثائق جديدة لقطعة معقدة من المعدات ، على سبيل المثال ، خط جديد من أجهزة توجيه الشبكة. المستند المرتبط به المتطلبات التالية:
يجب أن يكون المستند كاملاً وجاهزًا للانتقال إلى الطابعة (أو يتم نشره على موقع الشركة على الويب) في غضون 14 أسبوعًا.
سيكون طول المستند ما يقرب من 200 صفحة وسيحتوي على حوالي 50 رسمًا بيانيًا (مزيج من التصاميم والرسوم التخطيطية).
سيكون هناك مسودتان (الأولى والأخيرة).
سيتم التحرير أثناء كل مسودة مراجعة (تعديلين).
سيقوم أخصائي إنتاج بتطوير مجموعة القوالب.
الأشخاص المطلوبون للمشروع هم:
كاتب تقني أول.
مصصم جرافك.
محرر النسخ.
اخصائي انتاج.
إذا كان هؤلاء الأشخاص موظفين ، فإن تكلفة استخدامهم تشمل الراتب والمزايا والنفقات العامة الأخرى. (تستند الأرقام المستخدمة إلى الرواتب والمزايا والنفقات العامة في منطقة خليج سان فرانسيسكو. ستكون المعدلات الوطنية أقل.)
إذا تم الاستعانة بمصادر خارجية للقيام بنفس الوظائف لهذا المشروع ، فلن تكون التكاليف مثقلة بالمزايا والنفقات العامة. (التكاليف المستخدمة للعاملين بعقود في هذا التحليل هي متوسطات مشتقة من مجموعة من التكاليف النموذجية لكل وظيفة. وستختلف التكلفة الفعلية في أي حالة محددة.)
تكلفة الاستعانة بمصادر خارجية في مشروع مدته 14 أسبوعًا
مجموع الساعات معدل الساعات الوظيفة
كاتب تقني 75560 42000
رسام الجرافيك 75150 11.250
محرر النسخ 65 68 4،420
أخصائي إنتاج 65 36 2340
الإجمالي للمشروع - $ 60،010
المدخرات في هذا السيناريو هي 55،969 دولارًا أمريكيًا عند الاستعانة بمصادر خارجية للعمل. إذا كنت تنظر فقط في 14 أسبوعًا من العمل ، فإن التحليل النقدي بشكل مقنع لصالح الاستعانة بمصادر خارجية. لكن بالطبع ، لدى معظم الشركات أكثر من 14 أسبوعًا من أعمال التوثيق الفني. في المتوسط ، تمتلك شركة نموذجية إصدارين أو ثلاثة إصدارات من المنتج ، مما يؤدي إلى مشروعين أو ثلاثة مشاريع (لمدة 14 أسبوعًا تقريبًا) في السنة. بعد ذلك ، على مدار عام ، لنفترض أن لدى الشركة ثلاثة مشاريع توثيق فنية تستمر كل منها حوالي 14 أسبوعًا (بإجمالي 42 أسبوعًا).
باستخدام نفس الأرقام المذكورة أعلاه ، دعنا نلقي نظرة على التكلفة السنوية لاستخدام العمالة الخارجية مقابل الموظفين الداخليين. يوفر الجدول أدناه البيانات.
التكلفة السنوية للاستعانة بمصادر خارجية مقابل الموظف
الموظف مقابل التكلفة السنوية الاستعانة بمصادر خارجية
الموظف 430779 دولار
الاستعانة بمصادر خارجية 180.030 دولار
دلتا 250749 دولار
والسبب وراء المدخرات المذهلة البالغة 250749 دولارًا هو أن المتعاقدين يذهبون بين الوظائف ، والموظفون لا يفعلون ذلك. القاعدة الأساسية الجيدة هي: إذا كان لديك 42 (أو أكثر) أسبوعًا متتاليًا من العمل ، فإن التوظيف الداخلي يكون مجديًا اقتصاديًا. إذا جاء تدفق عملك على شكل دفعات من النشاط ، متبوعًا بأسابيع أو شهور من النشاط المنخفض ، فإن الاستعانة بمصادر خارجية يظل الحل الأفضل.
ما هي الوظائف التي يجب أن يتم تشغيلها أولاً؟
حتى إذا كان لديك تدفق ثابت إلى حد ما لأعمال المنشورات الفنية ، فلا يزال هناك قرار آخر: ما هي الوظائف الأفضل توظيفًا داخليًا ، وأيها