يمكن أن تكون الاجتماعات مضيعة للوقت أو أداة اتصال قوية ومثمرة تحل المشاكل وتحفز الأفكار وتعزز روح الفريق وتولد العمل. النتائج تكمن تماما في كيفية تشغيلها. الاجتماعات المنظمة والمدارة بشكل جيد ستؤدي حتما إلى نتائج فعالة. في حين أن الاجتماعات التي تتم إدارتها بشكل سيئ تفتقر إلى الهدف والتركيز تعد إهدارًا كاملاً لوقت المنظمة ومالها.
من خلال ملاحظاتي التي عملت بها مع مئات الشركات المختلفة ، لاحظت أن الناس على ما يبدو يجتمعون أكثر ، ويستمتعون بها بشكل أقل ، ويشعرون بالإحباط لأنهم لا يملكون سوى القليل من الوقت لإنجاز عملهم "الحقيقي". يتحدثون عن الاجتماعات على أنها "شر لا بد منه". أظهرت الأبحاث التي أجرتها كلية أننبرغ للاتصالات بجامعة كاليفورنيا في لوس أنجلوس ومركز أبحاث التدريب والتطوير التابع لجامعة مينيسوتا أن المديرين التنفيذيين يقضون في المتوسط 40-50٪ من ساعات عملهم في الاجتماعات. تشير الدراسات أيضًا إلى أن ما يصل إلى 50٪ من وقت الاجتماع غير مثمر وأن ما يصل إلى 25٪ يتم إنفاقه في مناقشة القضايا غير ذات الصلة.
لقد حصلت بالتأكيد على أكثر من نصيبي العادل من الاجتماعات الجيدة والسيئة والقبيحة ، سواء كموظف بأجر أو كمتطوع. لقد اختبرت أيضًا إحساسًا رائعًا بالرضا من الجلسات المثمرة ، وكذلك الإحباط والغضب من الجلسات غير الفعالة. أعتقد أن مفتاح النجاح لا يكمن فقط في الإعداد والتنظيم ، ولكن أيضًا في الطريقة التي يُدار بها الاجتماع. عندما يمكن تنحية الأنا والقوة جانبًا ، يكون من الأسهل بكثير القيام بالمهمة المطروحة.
كل هذا يستدعي طرح السؤال ، "هل الاجتماعات ضرورية حقًا؟" حسنًا ، في بعض الأحيان يكونون كذلك وأحيانًا لا يكونون كذلك. الحكمة تعرف الفرق وتفهم هذا السؤال الأساسي بشكل كامل.
هل الاجتماعات ضرورية حقًا؟
جزء لا يتجزأ من مجتمعنا هو الحاجة إلى الاجتماع مع الآخرين لمشاركة المعلومات ، واتخاذ القرارات ، والتخطيط ، والمناقشة ، والتحدث عن الأمور ، والجدل ، والسؤال ، وتسوية الاختلافات ، ومقارنة الملاحظات ، والقيل والقال ، وأكثر من ذلك بكثير. تتكون العائلات والمدارس والنوادي والشركات والحكومات من مجموعات من الرجال والنساء والأطفال الذين يجتمعون جميعًا لغرض معين. كل هذا يعني أن الاجتماع هو وظيفة طبيعية لوجودنا.
كبشر نحتاج إلى التواصل مع الآخرين من أجل البقاء. قلة قليلة من الناس اختاروا أن يكونوا ناسكًا وأن يعزلوا أنفسهم عن الآخرين. على الرغم من أنني متأكد ، مثلي ، أن العديد منكم ممن يقرؤون هذا ربما تخيلوا أن يكونوا بمفردهم في جزيرة صحراوية ، بعيدًا عن تجارب ومحن الحياة اليومية. نحتاج أيضًا إلى الانتماء والتواصل ومشاركة هدف مشترك مع الأفراد المتشابهين في التفكير.
الحقيقة هي أن القيام بالأشياء بمفردك لأي فترة زمنية يؤدي إلى نتائج عكسية. فقط عندما نعمل بالشراكة مع الآخرين ونجمع مواردنا يتم إنجاز الأمور بطريقة أكثر كفاءة وفعالية.
أصبحت الاجتماعات أكثر أهمية لبقاء الناس مع العدد الكبير من رواد الأعمال الذين يعملون من الأعمال المنزلية أو الموظفين الذين يعملون عن بُعد أو يعملون لساعات طويلة أمام شاشات الكمبيوتر. الحاجة إلى التفاعل البشري أمر بالغ الأهمية.
ناهيك عن حقيقة أن الاجتماعات تقلل أو تقضي أيضًا على العديد من أنشطة إضاعة الوقت الشائعة مثل بطاقة الهاتف أو رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية أو أحجام الورق.
لكن عندما ننظر في العدد الهائل من اجتماعات العمل التي تُعقد كل عام ، هناك العديد من اجتماعات العمل ، كما تعلمون مثلي ، والتي ما كان يجب أن تحدث أبدًا. الآن السؤال 64000 دولار هو "متى تعقد الاجتماع (ومتى لا)؟
ثلاثة عشر سببا لعقد اجتماع؟
يجب أن يكون اتخاذ قرار بشأن عقد اجتماع أمرًا جادًا نظرًا لوجود العديد من التكاليف المتضمنة ، المباشرة وغير المباشرة - مثل وقت الأشخاص وإنتاجيتهم ، على سبيل المثال. لذا ، فإن أول شيء هو أن يقرر الشخص الذي يرغب في عقد الاجتماع مدى ضرورة الاجتماع. فيما يلي قائمة بثلاثة عشر سببًا رئيسيًا يجب على الأشخاص مقابلتهم:
للتواصل أو طلب معلومات حيوية.
عندما تحتاج إلى إجماع جماعي.
للرد على الأسئلة أو الاستفسارات.
عندما تحتاج إلى قرار أو تقييم بشأن قضية ما.
عندما تحتاج إلى قبول فكرة أو دعمها.
لبيع فكرة أو منتج أو خدمة.
لتبادل الأفكار.
لحل مشكلة أو نزاع أو اختلاف في الرأي.
لتوليد روح الفريق.
لتوفير التدريب أو توضيح المشروع.
لتغيير التصورات أو المواقف.
لتقديم طمأنة بشأن قضية أو موقف.
لخلق وعي أو اهتمام بفكرة أو موقف أو مشروع.
ثلاثة عشر سببًا لعدم عقد اجتماع؟
يمكن أن تصبح الاجتماعات إدمانًا بسهولة ، لذا قبل أن تحدد موعدًا لاجتماع آخر من أجل ذلك ، تحقق للتأكد من أنك لا تجتمع لأسباب خاطئة. فيما يلي ثلاثة عشر سببًا لعدم عقد اجتماع:
عندما تلتقي من أجل م