الجزء الثاني من سلسلة الدورات النقدية إلى النقدية
الجزء الأول: http://www.bizmanualz.com/articles/01-05-05_inventory_procedures.html/؟ART79
الأسبوع القادم: المبيعات
لقد وجدنا بالفعل ٢٥٠ ألف دولار ... لذا فلنبحث عن ٢٥٠ ألف دولار أخرى ...
وضع حجر الأساس
طرحنا الأسبوع الماضي السؤال التالي: ماذا سيفعل عملك بمليون دولار؟ لإرساء الأساس قدمنا المخزون كأول من أربعة مجالات ستؤدي نحو هدفنا المليون دولار. ورأيت بالضبط كيفية تحقيق أول 250000 دولار من المدخرات النقدية عن طريق تجنب التأخير مع زيادة السرعة ، فضلاً عن زيادة الانضباط والكفاءة. لكن كيف بالضبط؟ مع مرور الوقت - كما رأيت مع المخزون وكما سترى هذا الأسبوع.
معالجة إجراءات المحاسبة
دعنا نواصل هذا الموضوع الهام للوقت مع مصدر رئيسي آخر في ميزانيتك العمومية - على وجه التحديد ، حسابات القبض (A / R). إذا كان لديك 500000 دولار أو أكثر في حسابات القبض ، توقف! لقد وجدناها مرة أخرى.
تخفيض متوسط أيام التحصيل
لماذا ا؟ لأنه إذا ركزنا على تقليل متوسط أيام التحصيل بنسبة 50٪ ، فسوف ينخفض رصيد حساباتك المدينة إلى 250000 دولار وستكون النتيجة 250000 دولار إضافية في حسابك المصرفي. وبهذه الطريقة ، نحن في منتصف الطريق نحو هدفنا المليون دولار.
والآن ، دعونا نرى كيف يعمل هذا في الواقع في سيناريو عمل واقعي.
مثال عمل خدمة الإجراءات المحاسبية
تحتاج منظمة الخدمة مع 700000 دولار في متوسط أرصدة A / R إلى المساعدة. لذلك قمنا بفحص وظيفة A / R الخاصة بهم لفهم قضايا سير العمل وعبء العمل وتحديدها. ثم قمنا بتصميم وتنفيذ عملية لتحسين أداء A / R.
أدت المقاييس التي طورناها إلى خفض الذمم المدينة "التي تزيد عن 60" بنسبة 85٪ وإجمالي رصيد الحسابات المستحقة القبض لديهم بنسبة 50٪ في غضون 90 يومًا من تنفيذ الإجراءات الجديدة. من خلال هذه العمليات والتقارير الجديدة ، تتعقب الشركة الآن متوسط أيام التحصيل وتجاوز تاريخ الاستحقاق بدلاً من مجرد أيام المبيعات المعلقة (DSO) كمقياس لفعالية تحصيلها.
النتيجة: 350 ألف دولار إضافية نقدًا. ومرة أخرى ، نرى بوضوح الدور الحاسم للوقت وكيف تؤدي زيادة السرعة والانضباط بشكل مباشر إلى زيادة الكفاءة والادخار النقدي. فكيف يمكنك استغلال الوقت لصالحك؟
طرق تصميم عملية المحاسبة الجديدة
تقليل دورة التحصيل. افحص حسابات العملاء التي تتجاوز شروطك. لا تنتظر حتى ضعف الشروط الصافية لاتخاذ الإجراءات اللازمة.
تشديد السياسة الائتمانية. فحص عملية الائتمان للانزلاق. هل لديك عملية الموافقة على الائتمان؟ هل تقوم بإجراء فحوصات ائتمانية؟ ما هي المعايير المستخدمة لمنح الائتمان؟
تقليل شروط الائتمان. قم بتغيير شروط الائتمان التي تقدمها لعملائك. إذا عرضت شروط صافي 45 ، قللها إلى صافي 30. قد تقدم خصمًا بنسبة 1٪ إذا دفعت في غضون 10 أيام أخرى صافي استحقاقها في 30 يومًا. هذا يعادل 18٪ فائدة سنوية وستتخذ معظم الشركات هذه الشروط.
تقصير عملية الفاتورة. أرسل فاتورة لعملائك على الفور. هذا هو واحد كبير. تنتظر العديد من مؤسسات الخدمة حتى نهاية الشهر لحساب ساعات الفوترة وتحديد رسوم العميل. لا تنتظر حتى نهاية الشهر. قد يقلل هذا من المبالغ المستحقة القبض ليومك بما يصل إلى 15 يومًا هناك. أرسل فواتيرك بالبريد الإلكتروني أو بالفاكس لحفظ يوم أو يومين آخرين (على سبيل المثال ، يحتوي برنامج محاسبة QuickBooks على هذه الميزة).
تقليل أخطاء الفواتير. معظم العملاء يؤخرون المدفوعات بسبب أخطاء الفواتير. لن يتعرف العملاء على الفاتورة حتى يتم تصحيحها وقد لا يخطرك ، بصفتك البائع ، بالخطأ حتى تطلب التحصيل. مرة أخرى ، فإن تجنب هذا التأخير في الخطأ والوقت سوف يؤدي إلى توفير نقدي.
تدريب موظفي الحسابات المدينة. تأكد من أن جميع الموظفين المعنيين يتدربون لفهم مقاييس الأداء لوظائفهم. على سبيل المثال ، ستدير الشركة 500000 دولار أمريكي في أرصدة الحسابات المستحقة القبض شهريًا (أي 6 ملايين دولار أمريكي في السنة!) باستخدام موظف A / R الذي يربح 30000 دولار أمريكي. ولكن بعد ذلك ، لا يستخدم المشرف شيئًا أكثر من التدريب أثناء العمل (OJT) للكاتب. ثم يعتقد المدير المالي أنه (المدير المالي) يدير الأموال حقًا. لكن ، في الواقع ، هذا ليس هو الحال. الكاتب يدير المال يوما بعد يوم. لذا ، ألا يجب أن يتلقى موظف A / R تدريبًا كافيًا لإدارة مثل هذا المبلغ الكبير؟ بعد كل شيء ، لا يتطلب الأمر سوى تغيير بنسبة 6٪ في الحسابات المستحقة القبض في شهر واحد ليعادل الراتب السنوي الكامل لموظف A / R. ألا تستحق مدخرات A / R مزيدًا من الوقت في التدريب؟
تعظيم عملية المحاسبة. مع قسم حسابات القبض ، يجب عليك استخدام كل عنصر من عناصر العملية لتحقيق أقصى فائدة لعملك. ومع تطبيق إجراءات توفير الوقت ، ستدع كفاءتك تعمل من أجلك.
انتزاع هدف سياستك
مع وجود عمليات وإجراءات محددة جيدًا ، ستزيد الكفاءة عن طريق تقليل متوسط أيام الجمع