كم مرة طلبت من شخص ما القيام بشيء مثل "وضع خطة لمشروع كذا وكذا"؟ يكمل موظفك الخطة ، ولكن بعد ذلك تقول ، "ليس هذا ما أردته" أو "ليس هذا ما تفعله". وهكذا يفكر الموظف: لكنك لم تخبرني بالضبط كيف تريد أن يتم ذلك.
إذا وجدت نفسك تعاني من سوء فهم ذهابًا وإيابًا مع موظفيك ، فقد تكون لديك مشكلة في الاتصال. ويمكن أن يؤدي هذا إلى خلق مشاعر سيئة وتدني الروح المعنوية وعدم الكفاءة. لمعالجة هذا الأمر ، ربما حان الوقت للتفكير في إنشاء دليل للسياسات والإجراءات.
دعونا نلقي نظرة على 7 طرق لتعزيز الاتصال والأداء.
1. تنفيذ السياسات والإجراءات الفعالة
دليل السياسات والإجراءات هو أداة اتصال مصممة لتمكين أصحاب العمل والمديرين والموظفين من خلال نهج ثابت لإنجاز مهامهم اليومية. يوفر مجموعة من السياسات والخطط والتقارير والنماذج وإجراءات العمل التي تنقل نبض المنظمة.
يركز الدليل الذي تم تطويره بشكل صحيح على الاتصالات التجارية اليومية بين الموظفين والإدارة على ما هو مهم حقًا لإنجاز المهمة. هذا التركيز هو الخطوة الأولى في تمكين الموظفين. يتطلب التمكين رؤية مشتركة ، ونقل المعلومات الضرورية والتدريب المناسب.
2. نقل سياسة الإدارة والرؤية
يجب استخدام دليل المنظمة للإبلاغ عن سياسات الشركة والإجراءات المناسبة لتنفيذ السياسة بتنسيق نمط مشترك. إذا كان الموظفون يعرفون الرؤية ، فإنهم يشعرون بالثقة لاتخاذ القرارات. ضع في اعتبارك ، مع ذلك ، لا ينبغي الخلط بين السياسات والإجراءات.
السياسة - مسار محدد أو طريقة عمل لتوجيه وتحديد القرارات الحالية والمستقبلية. السياسة هي دليل لصنع القرار في ظل مجموعة معينة من الظروف في إطار أهداف الشركة وأهدافها وفلسفات الإدارة.
الإجراء - طريقة معينة لإنجاز شيء ما ، أو طريقة ثابتة للقيام بالأشياء. الإجراء عبارة عن سلسلة من الخطوات المتبعة بترتيب منتظم محدد يضمن اتباع نهج متسق ومتكرر للإجراءات.
3. تحسين الاتصال وتشغيل العمليات بكفاءة
يعمل الدليل على ترجمة فلسفات الشركة ورغباتها إلى أفعال. يعد الدليل المصمم جيدًا أداة اتصال لا تقدر بثمن لتشغيل العمليات بكفاءة داخل الأقسام وسد الفجوة بين الإدارات المترابطة. إذا كان لدى القسم معلومات محددة يتطلبها معالجة مهمة ، فسيتم التقاط هذه المعلومات بسهولة في نموذج يصاحب المهمة. النماذج شائعة في الأعمال التجارية ، حيث تعمل كدليل لأشياء مثل أوامر الشراء أو طلبات التوظيف أو طلبات الأصول.
4. تقليل وقت التدريب على عمليات الأعمال
دليل السياسات والإجراءات هو دليل وظيفي لتدريب الموظفين الجدد والحاليين. يمنع الصعوبات في أداء الواجبات بسبب نقص الفهم أو الأساليب غير المتسقة من تغييرات الموظفين. وسيساعد في تطوير طريقة متسقة في التعامل مع أي مهمة.
5. تحسين الإنتاجية واتخاذ القرار
تعمل السياسات والإجراءات على تسريع عملية اتخاذ قرارات الموظف من خلال وجود مصدر موثوق ومفيد للإجابة على الأسئلة. يمكن للأدلة المطورة والموثقة جيدًا أن تضمن الامتثال للهيئات التنظيمية التي تؤثر على عملك ، بما في ذلك إدارة السلامة والصحة المهنية (OSHA) ، وإدارة الغذاء والدواء (FDA) ، والسلطات الحكومية المتعاقدة ومنظمات إصدار الشهادات المستقلة (مثل ISO).
6. تعزيز التنظيم والجودة
يمكن أن يصبح الدليل الشامل الذي يغطي جميع الأقسام داخل المؤسسة دليل "جودة" للشركة بأكملها. سيساعد هذا في ضمان العمليات المثلى والتسليم المتسق لأفضل منتج أو خدمة من الشركة.
سوف "يُمكِّن" الموظفين من اتخاذ القرارات بشكل مستقل دون الحاجة أو التأخير الزمني لإشراك مستويات مختلفة من الإدارة. وسيمكن الدليل المدروس جيدًا كل فرد في المؤسسة تقريبًا من القدرة والمرونة لاتخاذ القرارات الصحيحة في وظيفته المسؤوليات.
على سبيل المثال ، يجب أن يكون ممثل خدمة العملاء قادرًا على التعامل مع مشكلة العميل ولديه السلطة لحل المشكلة على الفور. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكون فريق الإنتاج قادرًا على تشخيص مشكلة الجودة وصياغة المشكلة وحلها جنبًا إلى جنب مع الهندسة دون الحاجة إلى المرور عبر قنوات مختلفة لأعلى وأسفل سلم الشركة.
7. تلبية الأهداف مع دليل السياسات والإجراءات
الهدف من دليل السياسات والإجراءات هو تحديد طرق ووسائل الاتصال ، وكذلك الحصول على الخدمة المؤداة أو المنتج المصنوع بأقل تكلفة.